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村長可否將村民的手機、住家電話、地址,刊載在通訊錄上,並散發給全村村民?

 

 

前一陣子有件新聞,報導公務機關發放通錄訊,可能違反個人資料保護法的問題。大概的事實約略說明,某鄉村民不滿指出,幾前年有地方人士向他索取聯絡方式,告知是做為公務傳達、緊急聯絡使用,後來卻收到鄉公所發放的戶長通訊錄,通訊錄上有每戶的戶長手機及家裏電話,才知道自已個人資料公開,因為擔心遭有心人士利用,所以向鄉公所反應,鄉公所也表示以後不會再印製這種通訊錄了。

因為新的個人資料保護法(下稱個資法)剛上路,過去習慣的某些作為可能會觸法,應該要改掉。一般人很難馬上適應,像發放通訊錄這種東西,過去來說,習以為常的事,現在竟然變成犯法的事情,能不謹慎乎?

個資法第二條規定,個人之聯絡方式如電話、地址等資料,是屬於個人資料;其次,個資法第十五條規定:公務機關對於個人資料之蒐集或處理,原則上應有特定目的,或是執行法定職務必要範圍內,或經當事人書面同意,或對當事人權益無侵害。另外,依個資法第十六條規定:公務機關對個人資料之利用,應於執行法定職務必要範圍內為之,並與蒐集之特定目的相符。或是就下列情形之一為特定目的外之使用、1、法律明文規定。2、為維護國家安全或增進公共利益。3為免除當事人之生命、身體、自由或財產上之危險。4、為防止他人權益之重大危害。5、公務機關或學術研究機構基於公共利益為統計或學術研究而有必要,且資料經過提供者處理後或蒐集者依其揭露方式無從識別特定之當事人。6、有利於當事人權益。7、經當事人書面同意。

因此,鄉公所將個人聯絡方式,作成通訊錄再發放給大眾,從蒐集、處理及利用個資過程,可能都沒有告訴村民,或是村民知道鄉公所蒐集資料之目的,是要作為鄉公所或村長之公務傳達或緊急聯絡使用,並沒有想讓第三人知道的意思。所以說,鄉公所在製作鄉民或村民或村長聯絡之通訊錄時,最好有當事人書面同意書,讓民眾知道其聯絡方式,會作成通訊錄發放給每戶,若其不同意,就不刊載在上面,以免產生爭議。此外,依個資法第二十八條規定:公務機關違反本法規定,致個人資料遭不法蒐集、處理、利用或其他侵害當事人權利者,負損害賠償責任。所以有關公務機關,負責製作各種通訊錄的承辦人,一定要知道個資法的相關規定,以免造成無謂的爭議及可能發生違法的情形。非公務機關若有類似的行為,也要注意個資法第十九、二十條的規範。

從這個案件,我們也衍生到其他通訊錄的情形,例如同鄉會通訊錄、聯誼會通訊錄、扶輪社通訊錄等千百種通訊錄,是否能再刊載個人聯絡方式?尤其是令人懷念的畢業紀念冊,能不能與過去同樣的風貌出現?例如貼相片寫名字、電話等,現在學校也是傷透腦筋在應付這類的事務,還有表揚學生的跑馬燈,能不能再跑出學生的名字啊?(客觀上是對學生有利的,學生若主觀上說是不利的,怎麼辦?)其實主管機關也不見得有統一標準答案。原則上,建議在製作通訊錄,就是蒐集填寫資料時,順便請當事人簽立書面同意書,表示他知道且同意要製作成通訊錄並發放給那些人,這樣就不會有觸法的問題。

 

 

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